ORGANOS DE DIRECCION Y CONTROL DE LAS SAS

Estructura

En cuanto a la ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA de la Sociedad por acciones simplificada hay que decir que los únicos órganos obligatorios son la asamblea de accionistas y el representante legal. Si la sociedad esta compuesta por un solo socio, este podrá desempeñar ambos cargos.

Sin embargo, La ley otorga plena libertad a los asociados para crear los órganos que consideren conveniente para el buen funcionamiento de la compañía.

El artículo 17 de la ley 1258, establece que "en los estatutos de la sociedad por acciones simplificada se determinará libremente la estructura orgánica de la sociedad y demás órganos que rijan su funcionamiento. A falta de estipulación estatutaria, se entenderá que todas las funciones previstas en el artículo 420 del código de comercio serán ejercidas por la asamblea o el accionista único y que las de administración estarán a cargo del representante legal."

LA ASAMBLEA

Es el máximo órgano en la sociedad y está compuesta por todos los accionistas. En la siguiente página explicaré cómo es su funcionamiento. Si los accionistas no deciden algo distinto, le corresponderá ejercer las mismas funciones que cumple la asamblea en una sociedad anónima, las cuales están definidas taxativamente en el artículo 420 del código de comercio. Y son:

1.            Disponer qué reservas deben hacerse además de las legales.

2.            Fijar el monto del dividendo, así como la forma y plazos en que se pagará.

3.            Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores, funcionarios directivos o el revisor fiscal.

4.            Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación le corresponda.

5.            Disponer que determinada emisión de acciones ordinarias sea colocada sin sujeción al derecho de preferencia, para lo cual se requerirá el voto favorable de no menos del setenta por ciento de las acciones presentes en la reunión.

6.            Adoptar las medidas que exigiere el interés de la sociedad.

7.            Las demás que le señalen la ley o los estatutos, y las que no correspondan a otro órgano.

EL REPRESENTANTE LEGAL

En cuánto al representante legal se refiere, puede ser un accionista o designarse una persona particular. La norma general dice que debe elegirlo la asamblea de socios, pero estatutariamente se puede establecer algo distinto. Por ejemplo que lo elija la junta directiva.

Es conveniente que en el contrato social se establezca sus funciones. De lo contrario se aplicará lo indicado en el artículo 26 de la ley 1258: "A falta de estipulación se entenderá que el representante legal podrá celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos en el objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y funcionamiento de la sociedad. A falta de previsión estatutaria frente a la designación del representante legal, su elección le corresponderá a la asamblea o accionista único".
Tal como la misma ley 1258 lo establece, la representación legal puede estar a cargo de una o varias personas. De todos modos en este sentido la norma también es muy flexible, permitiéndole la posibilidad a los accionistas que definan estatutariamente todo lo relacionado con quién nombra al representante legal, sus funciones, periodo, remuneración, causales de remoción etc.

JUNTA DIRECTIVA.

Según el artículo 25 de la ley SAS, la creación de de este órgano no es obligatorio. Pero si los accionistas deciden contar con él, la normatividad lo permite, y además es mucho más laxa que para el caso de la sociedad anónima, al no exigir tanto requisito para su creación y funcionamiento. En el caso de la SAS, no se exigen tantas formalidades: No es obligatorio elegir suplencias y los socios son autónomos al decidir cuantos miembros la componen, su forma de elección, sus funciones etc.
Inclusive se acepta junta directiva de una sola persona. Este podría ser alguien con altas calidades personales y profesionales, con una gran visión de los negocios y que bajo la modalidad de honorarios, aporte todo su conocimiento y experiencia a la empresa.
La existencia de la junta directiva se justificaría en el caso que la administración de la compañía se quiera compartir con el representante legal, y cuando los accionistas quieran establecer un mecanismo de control sobre los administradores. En las sociedades con pocos accionistas su existencia no es muy frecuente.
Si se decide crear una junta directiva, esta debe ser dinámica, de modo que juegue un papel relevante al interior de la sociedad. Que sea la que dicte las directrices generales para que el representante legal las ejecute. Asi mismo se deben definir mecanismos para evaluar su desempeño. No se debe por lo tanto crear un órgano inoperante que sea una carga burocrática para la empresa, sino todo lo contrario, el motor que junto al gerente lleve a la sociedad a alcanzar las metas propuestas. 

REVISORIA FISCAL.

La existencia de revisor fiscal en la SAS, aunque es una sociedad por acciones, no es obligatorio. Solo lo es (según el decreto reglamentario 2020 /2009), cuando sus activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior excedan los cinco mil salarios mínimos mensuales, o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior excedan el equivalente a tres mil salarios mínimos mensuales.
La mayoría de expertos están de acuerdo en que es un órgano inútil, que encarece los costos de funcionamiento, pues el revisor fiscal en la mayoría de los casos carece de independencia para adelantar una labor de fiscalización imparcial. De modo que si no es obligatorio, no es aconsejable crear esta figura dentro de la sociedad, pues sería aumentar innecesariamente la burocracia

OTROS ÓRGANOS.

Los órganos mencionados anteriormente, son los mas comunes. Sin embargo, dependiendo del tamaño del negocio y de las circunstancias, se pueden crear otros, si así lo consideran conveniente los socios. Como contralor, auditor, comité de contratación etc.

Funcionamiento

La ley SAS (artículo 17) otorga plena libertad a los accionistas para organizar la sociedad a su conveniencia. Si no se establece otra cosa en los estatutos, las funciones de Organización de la sociedad estarán a cargo de la asamblea, y las funciones de Administración estarán a cargo del representante legal. 

FUNCIONAMIENTO DE LA ASAMBLEA.

Según el artículo 419 del código de comercio, la asamblea general la constituirán los accionistas reunidos con el quórum y en las condiciones previstas en los estatutos.
Es obligatorio realizar por lo menos una reunión al año, lo que se conoce como reuniones ordinarias.
También es posible celebrar reuniones extraordinarias (artículo 423 C.Co) cuando lo exijan las circunstancias, la cual debe ser convocada por la junta directiva, el representante legal, el revisor fiscal o la superintendencia de sociedades.
En lo que hace relación con las reuniones ordinarias, el artículo 422 del C. C. las reglamenta de la siguiente manera:
Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión."

Para que tenga validez la reunión de asamblea de accionistas, deben darse los requisitos de quórum y convocatoria. No es obligación celebrarla en el domicilio de la empresa y se puede realizar de manera virtual.

Si no se establece nada distinto, la convocatoria debe realizarla el representante legal, mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista con una antelación mínima de cinco días hábiles. En el aviso de convocatoria se insertará el orden del día.

En cuanto al quórum se refiere, el artículo 22 de la ley 1258, establece que, salvo estipulación en contrario, la asamblea deliberará con uno o varios accionistas que representen cuando menos la mitad mas una de las acciones suscritas y que las determinaciones se adoptarán mediante el voto favorable de un número singular o plural de accionistas que representen cuando menos la mitad mas una de las acciones presentes.

FACULTADES Y FUNCIONES DEL REPRESENTANTE LEGAL.

En las clausulas del contrato social debe establecerse taxativamente todo lo pertinente con el representante legal: Quien lo nombra, funciones, inhabilidades, limitaciones, responsabilidades, periodo, remuneración etc.

En este punto debe ponerse mucha atención y no obrar a la ligera, ya que es vital para el buen funcionamiento de la sociedad establecer el rol y el poder que el representante legal tendrá.
Se debe elegir una persona muy competente con grandes calidades personales y profesionales, ya que será el encargado , entre otras cosas, de representar a la sociedad ante terceros y de ser el líder encargado de llevar a la compañía a la consecución de los objetivos.

Se puede designar a un accionista o a un particular, pero quién sea, deberá asumir un compromiso serio y responsable ante la misión que los socios le han encomendado.

REFORMAS ESTATUTARIAS.

Para efectuar reformas estatutarias, se necesita que sean aprobadas por la asamblea de accionistas con el voto favorable de uno o varios accionistas que representen, cuando menos, la mitad más una de las acciones presentes (mayoría simple)
Sin embargo, se puede pactar estatutariamente otra clase de mayorías que sean superiores a la mayoría simple, o que el cómputo no se haga sobre las acciones presentes sino suscritas.
Dichas reformas no requieren de escritura pública, basta con el registro mercantil, a no ser que la reforma implique transferencia de bienes raíces.
No obstante, según el artículo 41 de la ley SAS, se requerirá de UNANIMIDAD del cien por ciento de las acciones suscritas, cuando las reformas traten sobre lo estipulado en los siguientes artículos de la misma ley 1258/2008:

·                     Artículo 13: Restricciones a la negociación de acciones.

·                     Artículo 14: Autorización para la transferencia de acciones.

·                     Artículo 39: Exclusión de accionistas.

·                     Artículo 40: Resolución de conflictos societarios.

TRANSFORMACIÓN.

De acuerdo con el artículo 31 de la ley 1258 de 2008, para que que cualquier tipo de sociedad se pueda transformar en SAS, también se requiere UNANIMIDAD de la asamblea o junta de socios.
No se requiere de escritura pública para la transformación. Vasta con el registro en la cámara de comercio.

ASPECTOS TRIBUTARIOS.

Las obligaciones tributarias de la sociedad por acciones simplificada son las mismas que tienen los otros tipos de sociedades. Por ser una persona jurídica, está obligada a expedir factura y cobrar el IMPUESTO AL VALOR AGREGADO, IVA.
Este impuesto lo paga el comprador, pero la empresa hace de recaudador y debe consignarle bimestralmente a la DIAN.
Cuando la sociedad paga un bien o un servicio, si el monto alcanza los topes establecidos por la DIAN, debe hacer RETENCIÓN EN LA FUENTE por el impuesto a la renta, la cual debe consignarse mensualmente.
Esta figura no es un impuesto. Es un anticipo.
Asi mismo, debe declarar y pagar bimestralmente el impuesto de INDUSTRIA Y COMERCIO, ICA, que es un impuesto municipal.

Anualmente debe pagar el impuesto a la renta, que corresponde al 33% de las utilidades obtenidas.
Y por último están los aportes parafiscales que son el 9% de la nómina mensual (4% para las Cajas de compensación familiar; 3% para el Instituto de Bienestar Familiar y 2% para el SENA).

Claro está, que si la sociedad tiene la categoría de Mi pyme, tiene descuento en el pago de parafiscales durante los tres primeros años de funcionamiento. Para el primer año tiene un descuento del 75%, para el segundo año tiene un descuento del 50% y para el tercer año un descuento del 25%.
Antes de registrar la sociedad ante la Cámara de Comercio, hay que hacer la inscripción en el Registro único Tributario, RUT. Esta diligencia se hace por internet en el PORTAL DE LA DIAN.